W końcu idea podobnej treści znalazła się w uchwale III Kongresu Polaków, który odbył się w Czeskim Cieszynie dnia 4 kwietnia 1992 roku. Kongres Polaków zobowiązał swój nowo wybrany organ wykonawczy Radę Polaków do "...utworzenia ośrodka dokumentacyjnego w celu:

a) gromadzenia zbiorów historycznych i folklorystycznych,

b) opracowania i popularyzacji tych zbiorów,

c) docelowo - wybudowania izby regionalnej lub muzeum".

W celu realizacji wytyczonego zadania Rada Polaków trzeciej kadencji powołała do życia komisję, która przygotowała wniosek o dotację państwową i poczyniła inne niezbędne kroki w celu uruchomienia placówki. Po długim okresie przygotowań i konsultacji został we wrześniu 1993 roku przyjęty przez Radę Polaków czwartej kadencji statut placówki dokumentacyjnej a zarazem doszło do wytworzenia etatu pracownika Rady Polaków d/s Ośrodka, na którym została zatrudniona dr Danuta Branna. Jesień 1993 roku jest okresem właściwego rozpoczęcia działalności instytucji, której nadano oficjalną nazwę Ośrodek Dokumentacyjny Kongresu Polaków w Republice Czeskiej.

Dzięki licznym informacjom o istnieniu placówki, które pojawiły się w zaolziańskiej prasie, zaczęto zyskiwać pierwsze zbiory. Możliwości rozwoju Ośrodka hamowała trudna sytuacja finansowa, która nie pozwoliła na zatrudnienie samodzielnego pracownika do potrzeb bieżących prac dokumentacyjnych oraz ewidencji zbiorów. Sytuacja poprawiła się dopiero w przeciągu 1996 roku, czego efektem było zatrudnienie mgr Jana Kubiczka. Po rocznej pracy zmienił go w funkcji samodzielnego pracownika Ośrodka mgr Józef Szymeczek. W październiku 2002 r. etat ten objął mgr Marian Steffek.

Obecnie w ewidencji Ośrodka Dokumentacyjnego znajduje się ponad 12 000 pozycji. Z liczby tej przeszło połowę tworzą publikacje naukowe oraz czasopisma, reszta to kroniki, pamiętniki, akta archiwalne, zdjęcia, afisze, plakietki, itd.

Pierwotnie siedziba Ośrodka znajdowała się przy ul. Hlavní 3, zaś od marca 2001 r. mieści się ona w budynku Szkoły Rolniczej w Cz. Cieszynie przy ul. Komenského 4.

Placówka dysponuje własnym pomieszczeniem, komputerem i improwizowaną czytelnią, co w znacznym stopniu wpływa na możliwości efektywniejszego gromadzenia, opracowywania i wyszukiwania zbiorów dla potrzeb badaczy. Przeciętnie skorzysta ze zbiorów około 200 badaczy w skali rocznej. Są między nimi studenci polskich i czeskich wyższych uczelni, nauczyciele, dziennikarze i oczywiście naukowcy zajmujący się historią i współczesnością Polaków w Republice Czeskiej..

Oprócz gromadzenia zbiorów i ich udostępniania, Ośrodek prowadzi również działalność wydawniczą, przygotowuje wystawy, jest organizatorem lub współorganizatorem konferencji, seminariów naukowych oraz odczytów. Pośredniczył również w sprawie uzyskania odszkodowań dla zaolziańskich ofiar okupacji hitlerowskiej..

Ośrodek Dokumentacyjny działa przede wszystkim dzięki wsparciu finansowemu Ministerstwa Kultury Republiki Czeskiej i Stowarzyszenia „Wspólnota Polska”. Niektóre projekty Ośrodka dofinansowywało również Ministerstwo Szkolnictwa RC, Urząd Wojewódzki w Ostrawie i Euroregion Śląsk Cieszyński – Těšínské Slezsko. Ostatnio rośnie również udział środków przekazywanych przez zaolziańskich przedsiębiorców prywatnych.

Ośrodek oprócz organizacji wchodzących w skład Kongresu Polaków i mediów zaolziańskich, współpracuje z takimi instytucjami, jak: Archiwum ZG PZKO, Książnica Cieszyńska w Cieszynie, Biblioteka Regionalna w Karwnie, Macierz Ziemi Cieszyńskiej, Muzeum Ziemi Cieszyńskiej w Czeskim Cieszynie (Muzeum Těšínska), Muzeum Śląska Cieszyńskiego w Cieszynie, Instytut Śląski w Opawie (Slezský ústav Slezského zemského muzea v Opavě), Uniwersytet Śląski (Slezská universita) i Krajowe Archiwum (Slezský zemský archiv) tamże, Uniwersytet Śląski w Katowicach, Uniwersytet Wrocławski, Instytut Nauk Pomocniczych Uniwersytetu Opolskiego, Uniwersytet Ostrawski oraz Instytut Historii Współczesnej (Ústav pro soudobé dějiny) w Pradze.